律师事务所使用RPA机器人自动审核资质

近日,世界最大的移民律师事务所之一BAL首席信息技术官Vince DeMascio接受了国外科技媒体IDM的采访,分享了一些关于BAL部署和使用RPA(机器人流程自动化)的经验。通过这些实施案例,以帮助更多的人了解RPA的运行机制和它的好处。

律师事务所使用RPA机器人自动审核资质

Vince DiMascio:由于Berry Appleman Leiden全球移民业务的持续增长,致使BAL处理日常信息的人力资源变的非常紧张,尤其是在客户资质审核和信息录入提取方面。2017年RPA机器人开始崭露头角随后风靡全球被各行各业应用,尤其是那些世界500强案例给了BAL很大启发。

随后BAL高层开始研究引进RPA机器人,并进行POC概念验证:主要是考虑将RPA应用在BAL哪些业务流程上以及该如何设计这些流程,同时还要保证灵活的扩展性和易操作性。做完这些RPA部署计划之后,BAL开始寻求RPA的合作商。当时一共寻找了3家顶级RPA供应商,经过测试和研究之后BAL选择了其中的一家进行合作,最后将RPA机器人应用在数据量交互比较大的移民资质审核部门。

总体来说整个部署流程还是相当顺利的,因为使用RPA机器人无需对现有系统进行二次开发,与其他应用软件的兼容也没问题,所以在IT资源上不需要进行太多的投入,这为整个部署节省了大量时间。

Vince DiMascio:BAL是一家主要服务于移民的律师事务所,客户遍布全球各地,所以必须花费大量的时间来审核,各个国家用户提交上来的签证、护照、学历等相关信息。

以前BAL的工作人员审核完一个用户信息大概需要40-60分钟,有的时候因为语种不同的原因,时间可能会更久。当我们把该流程自动化处理以后,现在只15-30分钟,RPA的自动化流程是这样的:首先RPA机器人会从资源系统中提取客户基本信息,内容包括:姓名、国籍、性别、年龄等;然后RPA机器人将这些信息与国际户籍系统的信息进行对比,如果信息全部正确,RPA将把这些信息自动录入到系统中,如果信息出现差异,RPA将会把错误的信息发送给工作人员交给人工处理。

RPA与人工相比,最大的好处是可以自动化转换各种语言,这为BAL节省了大量的时间,在客户服务方面也有很大的提升,许多跨国客户办理移民申请的时间,比以前提高了40%以上。总之,RPA为BAL各项业务流程都创造了不同的价值,让这些业务处理速率都有了明显的提升,客户的反馈也非常好。

Vince DiMascio:起初BAL希望把RPA机器人的维护工作外包给第三方公司,但是由于成本和信息安全等问题决定自己来做。后来经过技术人员的学习,发现RPA的维护非常简单,BAL自己来负责完全没有问题。并且RPA机器人内置了错误调试和流程错误查找工具,这为RPA维护工作提供了极大的方便。

BAL还在企业内部创立了RPA服务中心,可以帮助部门同事快速学习和维护RPA,并且员工非常喜欢学习和使用RPA,因为RPA为他们的工作节省了大量的时间,可以让员工做更多有意义的工作,而不是将时间浪费在无聊的事情上。

Vince DiMascio:除了上述我提到的移民资质审核部门之外,BAL在IT部门部署了RPA机器人。主要是用来监控内部服务器,一旦服务器出现宕机或者黑客入侵之类的状况,RPA机器人会快速给管理人员发送电子邮件进行通知,同时RPA机器人会暂时性的封锁服务器,禁止进行其他操作,等待IT维护人员的到来。

在人力资源部门也部署了RPA机器人。当BAL有新职员入职时,RPA机器人会为员工提供一个数字表格,员工按规定填写每一条信息即可。当填写完毕后,RPA机器人会自动将这些信息录入到人力资源系统中,并通过邮件通知HR员工的入职情况。

未来BAL还计划将RPA应用在财务、售后服务等部门,使用RPA的员工,只需要在内部的RPA服务中心进行学习即可。

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